Il sondaggio nell’organizzazione di eventi

Per organizzare un evento, grande o piccolo,  di lavoro o personale, istituzionale o di intrattenimento, ci vuole sempre un forte impegno. Scegliere e prenotare la location, decidere gli allestimenti e i servizi tecnici necessari, organizzare il catering, costruire la lista dei partecipanti, inviare gli inviti e raccogliere le adesioni, sono gli aspetti alla base di qualsiasi tipo di iniziativa. Ma c’è un aspetto, che molto spesso viene trascurato, cioè la raccolta delle aspettative e dei feedback necessari ad evitare prossimi errori e a proporre soluzioni sempre più soddisfacenti.  Insomma creare e inviare un sondaggio che restituirà le informazioni necessarie – prima e/o dopo l’evento – per continuare a offrire i migliori eventi aziendali.
Quando si hanno a disposizione tutte le informazioni necessarie, si avranno allo stesso tempo già tutti i possibili nodi da sciogliere e si avrà il tempo di studiare le migliori soluzioni. Per costruire un’indagine ci si può affidare a dei modelli pre-costruiti e disponibili on-line attraverso delle piattaforme semplici da usare. Elemento indispensabile è avere una mailing list delle persone da contattare. Ma quali sono i modelli di sondaggio da usare?

Indagine preliminare all’evento. Se organizzi un evento di intrattenimento, un brunch, una festa, una cena di gala  si può cominciare da un modello di sondaggio per l’organizzazione di eventi generale, e personalizzarlo esattamente in base a cosa si ha bisogno di sapere per migliorare l’organizzazione:  il giorno libero, il cibo al quale si è allergici, drink analcolici o alcolici, il tema o colore preferito. È veloce da impostare e soprattutto divertente poi leggere le risposte.
Se hai in programma un evento aziendale come un’esperienza di team building, un convegno pubblico, un lancio di un nuovo prodotto o semplicemente una cena aziendale, prima di stabilire le attività, si potrebbe inviare un’indagine per raccogliere tutti i dati necessari per organizzare al meglio l’evento. Le domande possono essere: “Ci sono argomenti che desideri siano affrontati durante questo evento?”, “Cosa ti aspetti dal lancio del nostro nuovo prodotto?”, “Hai delle esigenze alimentari specifiche?” oppure “Preferisci ricevere una cartellina con i materiali stampati o ricevere un link dove poter scaricare i documenti del convegno?”

Raccolta Adesioni. Il RSVP (Répondez, s'il vous plaît, Rispondete per favore) è sempre necessario. Per conoscere i partecipanti, basta inviare un semplice questionario RSVP per ottenere automaticamente la lista dei nomi dei partecipanti, i loro contatti, il numero di persone, l’eventuale liberatoria privacy e qualsiasi altra informazione necessaria a pianificare accuratamente l’evento.

Feedback post-evento. Anche gli organizzatori di eventi più esperti possono imparare di più su come rendere più soddisfatti i propri clienti. Dopo l’evento, si può utilizzare un questionario di feedback per eventi per capire l’opinione dei partecipanti. Si possono fare domande generali del tipo, “Quant’è stato piacevole l’evento?” oppure domande più specifiche come, “Cosa ti è piaciuto di più dell’evento?”, “C’era un buon livello di coinvolgimento?”, “La durata le è sembrata sufficiente?”.

Tutti i modelli di sondaggio ovviamente partono da domande di esempio che possono essere personalizzate nei minimi dettagli per soddisfare al meglio le proprie esigenze. L’aspetto più atteso sono i risultati che però si possono visualizzare non appena iniziano ad arrivare, e decidere se mantenerli accessibili solo a una persona oppure consentire anche ad altri di monitorarli.

Condividi su: