Organizzare un evento on line

Sempre più Event manager, più o meno professionali, affiancano ai propri metodi più tradizionali di pianificazione e organizzazione di eventi, anche strumenti e canali web.

Ci sono diverse App che offrono supporto in fasi specifiche dell'organizzazione, ad esempio per monitorare il budget, per controllare le iscrizioni, etc, ma ciò che sta spopolando sempre di più sono le piattaforme che aiutano ad organizzare un evento a 360 gradi, dalla pianificazione fino alla promozione.  Congressi, festival musicali, maratone, conferenze, manifestazioni, raccolte fondi, lezioni, tornei e gare, insomma qualsiasi tipologia! Tra le più conosciute ci sono Eventbrite, Metoo ed Ewiza.

Chiunque può usare queste piattaforme, anche perchè sono molto semplici, intuitive e adatte anche a coloro che non hanno particolari esperienze precedenti.

Le funzioni a disposizione sono tantissime, a partire dal creare una vera e propria pagina web dell'evento. Si può scegliere lo stile grafico, le immagini e i testi, permettendo così alle aziende e agli enti di non trascurare la propria identità di immagine. L'evento creato, può avere anche un sistema di elaborazione dei pagamenti incorporato, quindi nel caso in cui la partecipazione all'evento richieda un biglietto di ingresso, quest'ultimo può essere acquistato direttamente nella pagina dell'evento. Con tanto di servizio di analisi e assistenza.

Un'altra funzione utilissima è la registrazione online agli eventi, infatti per l'organizzazione di congressi, webinar, feste e altro, queste piattaforme raccolgono direttamente on line il cosiddetto "RSVP-Répondez, s'il vous plaît", così da conoscere in tempo reale quanti e chi saranno i partecipanti.

Uno degli aspetti più importanti di queste piattaforme, è la promozione. Una volta creato e pubblicato l'evento, questo compare nell'elenco di tutti gli eventi in corso, distinti per città o per tema, quindi tutti gli interessati possono ritrovare facilmente l'evento a cui vorrebbero partecipare e accreditarsi direttamente on line. Inoltre, la promozione è integrata con i social, quindi automaticamente si espande la portata dell'evento cercando il pubblico anche su Facebook, Instagram e Spotify. Ed è garantito anche il posizionamento al top sui motori di ricerca, comparendo in cima ai risultati di Google grazie alle attività SEO messe in piedi dalla piattaforma stessa.

Altre funzioni disponibili sono ad esempio:

  • importazione di mailing list degli invitati
  • invio reminder e avvisi via sms, email e notifiche push direttamente dalla piattaforma
  • questionari e raccolta dati in fase di acquisto del biglietto
  • fatturazione in fase di vendita del biglietto con invio automatico delle fatture di vendita
  • creazione ed invio del badge con nominativo dell'ospite e grafica dell'evento
  • evento privato, la pagina dell'evento stesso può essere raggiungibile esclusivamente da chi ha ricevuto l'invito la password di ingresso alla pagina.
  • calendario di tutti gli eventi di uno specifico organizzatore
  • full responsive, visualizzazione e gestione da ogni dispositivo desktop e mobile
  • statistiche sulle visite della pagina, apertura email e traffico.

Di solito, queste piattaforme, offrono diversi pacchetti a seconda delle esigenze dell'organizzatore, partendo da piani completamente gratuiti per le funzioni essenziali fino ad arrivare ad abbonamenti annuali o al pagamento di commissioni sui biglietti venduti.

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