Servizi tecnici congressuali

Quando si decide di organizzare un convegno oppure un'Assemblea dei soci in quanto Ente, associazione o azienda , si deve tenere a mente che un evento istituzionale è un momento di grande pianificazione e attività per chi vi lavora. Riguardo le fasi di organizzazione e pianificazione, un'azienda /Ente decisa a mettere su l'iniziativa deve per prima cosa decidere quale location può ospitarli, optando molto spesso per una Sala Congressi. Il secondo passo, è decidere, anche in base al sopralluogo del luogo scelto e ai contenuti che si vogliono trasmettere, i servizi tecnici necessari .
Molte volte, le sale di Centri Congressi sono già dotate di servizi tecnologici basilari, ma ormai è sempre più necessario integrarli con sistemi audio e video ad hoc per l'evento, con allestimenti personalizzati e con il supporto di personale e servizi su misura.
Soprattutto in location più particolari e in occasione di congressi di una certa rilevanza, i servizi tecnici diventano invece un aspetto fondamentale per la buona riuscita dell'evento. A questo punto, infatti, risulta indispensabile la presenza di una regia esperta che coordini i contenuti e la loro trasmissione, le luci e la qualità dell'audio, le scenografie e l'interazione con il pubblico. Gli organizzatori devono, quindi, selezionare l'azienda (o più aziende fornitrici) che possa affiancarli nella realizzazione del Congresso.
Per semplificare il lavoro dell'organizzatore, possiamo distinguere il macro capitolo dei servizi tecnici necessari in 4 sezioni, aiutandolo così ad avere a disposizione già una lista di tutto ciò che potrebbe occorrergli. Ovviamente la tipologia dei servizi cambia flessibilmente a seconda degli obiettivi del committente, delle dimensioni degli spazi, dei contenuti e della tipologia di evento (convention, assemblea, votazioni dei soci, evento-spettacolo, etc).

Audio-video-luci
• Impianti audio
• Soluzioni illuminotecniche
• Sistemi multimediali professionali per videoproiezione, video plasma e LCD, videowall
• Ripresa, registrazione audio video, postproduzione
• Registrazione audio e trascrizione
• Video conferenza
• Cablaggio audio, video, internet e telefonia

Connessione ed interattività
• Connettività con cablaggio o Wi-Fi
• Diretta streaming
• Sistema interattivo per le votazioni
• Gestione canali social per il live streaming e l'interattività del pubblico

Allestimenti
• Allestimenti scenografici interni ed esterni alla location
• Segnaletica negli spazi e sul territorio
• Noleggio arredi o realizzazione su misura
• Addobbi floreali e noleggio piante
• Allestimento e gestione guardaroba, depositi bagagli, merci in arrivo/partenza

Personale tecnico
• Segreteria congressuale
• Traduzione simultanea
• Gestione autorizzazioni e pratiche amministrative
• Assistenza tecnica qualificata
• Personale specializzato come Hostess, facchinaggio, vigilanza armata, etc.

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