AAA Cercasi sponsor per evento (1)

Si può organizzare un evento avendo poco budget a disposizione? Si ma servono degli sponsor!
Le sponsorizzazioni sono una buona strada per raccogliere altro budget. Ma come si fa? Quali errori non bisogna commettere? Ecco alcuni buoni consigli generali.

Chi contattare
La prima cosa da fare è capire quali aziende potrebbero scegliere di finanziare l'evento puntando ad ottenere in cambio pubblicità e visibilità. Partire, quindi, da chi opera in un'area di interesse correlata all'evento. Esempio, se l'evento riguarda la presentazione di nuove idee di Start up innovative, gli sponsor potrebbero appartenere al settore "prodotti tecnologici".
Individuata l'area di interesse, bisogna scrivere una lista dei potenziali sponsor raccogliendo informazioni sulle aziende che potrebbero essere interessate e cercando di capire quali potrebbero essere i loro vantaggi accettando di diventare sponsor. Puntare su grandi o piccoli sponsor? Questo dipende dal "calibro" dell'evento che si sta organizzando e dal budget che si necessita.

La cifra da richiedere
Parametro importante da stabilire per la sponsorizzazione, è la cifra da richiedere. Il budget necessario per l'organizzazione dell'evento può essere spezzettato in diverse quote più piccole così da facilitare una risposta positiva, oppure creare diversi gradi di sponsorizzazione così le aziende interessate possono scegliere in base alla loro disponibilità.

Come fare la richiesta
Pronta la lista e stabilita la cifra, si passa a dover contattare il potenziale sponsor per convincerlo di collaborare all'evento. Se già conosciamo l'azienda o se comunque è vicina e facile da raggiungere possiamo fissare un appuntamento e incontrarla direttamente per spiegare bene tutta l'iniziativa. Se, invece, non conosciamo l'azienda e non è nel nostro territorio, meglio inviare una lettera di richiesta sponsorizzazione per email. È uno dei passi più delicati, infatti, bisogna scrivere in sintesi:
- una presentazione iniziale dell'evento e dei suoi obiettivi
- la richiesta di diventare sponsor
- i vantaggi e la visibilità che si potranno ottenere dalla sponsorizzazione presso un target di pubblico rilevante per lo sponsor
- le modalità e i livelli di sponsorship
E' importante personalizzare ogni lettera in base all'azienda alla quale si scrive, per attirare meglio l'attenzione e soddisfare le particolari esigenze. Ed è altrettanto importante far seguire alla lettera anche un contatto telefonico per assicurarsi che la lettera sia arrivata nelle mani giuste, per chiarire meglio a voce tutti gli aspetti e per avere una prima impressione sull'interesse dell'azienda.

Se l'azienda si convince e accetta la sponsorizzazione? Abbiamo fatto un buon lavoro, che non è finito qui...

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