Un’alternativa alla cancellazione di un evento per disposizioni governative oppure per altre esigenze, è organizzarlo lo stesso ma utilizzando una delle diverse strade offerte dal digitale. Cambia la modalità dell’evento ma la sostanza può rimanere invariata. L’importante è garantire al pubblico la soddisfazione del proprio interesse (quindi i contenuti) e la fruibilità (quindi l’accessibilità).
Trasformare un evento in presenza in un evento digitale si può! Certo i partecipanti si aspettavano un evento in una Sala congressi, la possibilità di scambiare opinioni con gli altri partecipanti, una scenografia accattivante. Ma tutto ciò può essere vissuto ugualmente anche stando a distanza.

Cosa cambia?
L’interazione con i relatori può avvenire ugualmente: se ci sono tanti partecipanti si può intervenire in chat o con l’alzata di mano dal pubblico, per offrire il microfono ai partecipanti, e far porre loro domande, esattamente come in un evento tradizionale. Ci sono anche piattaforme che consentono la realizzazione di tavoli di lavoro virtuali e di “parlare” con i partecipanti al tavolo.
La scenografia può essere ricostruita mantenendo così l’effetto della spettacolarizzazione: per esempio, si può ricreare all’interno di una stanza, un main stage che dal punto di vista scenografico diventa un vero e proprio studio televisivo con scenografie personalizzabili a seconda del tipo di evento.
I contenuti potranno essere gli stessi: sintetizzarli in slide, meglio se sono dinamiche così da mantenere sempre alto il livello di attenzione. Si possono trasmettere anche video e/o audio e qualsiasi contenuto multimediale. Si può usare anche una lavagna digitale, per scrivere in diretta per offrire la sensazione di dinamismo e creatività tipici di una presentazione tradizionale, ma con un tocco di digitale.
I relatori e il programma degli interventi devono essere ben definiti in un’agenda: loro possono collegarsi dal loro studio oppure essere presenti nella location fisica dell’evento. I loro interventi dovranno essere molto incisivi, chiari, brevi. Anche nell’evento digitale occorre la figura del moderatore, per coordinare meglio i “passaggi di parola” da un relatore all’altro e intervenire ponendo le domande fatte in chat dai partecipanti.
La registrazione degli iscritti può avvenire sempre on line nei giorni precedenti: per esempio attraverso l’uso di un semplice form di iscrizione si potranno raccogliere le adesioni e la maggior parte delle piattaforme consente di scaricare (post-evento) anche l’elenco esatto dei partecipanti.

Le differenze ci sono ma sono tutte superabili grazie alle nuove tecnologie che oltre a permettere l’organizzazione dell’evento anche a distanza portano con sé anche tanti valori aggiunti come:

• la comodità di stare a casa o nel proprio ufficio
• più posti, più disponibilità, più semplicità di accesso e quindi più partecipanti
• risparmio di tempo e denaro dovuto alla mancanza di uno spostamento fisico soprattutto se l’evento si trova in una città o addirittura in un Paese diverso dal proprio
• il rafforzamento del proprio brand, al passo con i tempi, flessibile e capace di adattarsi e innovarsi
• la realizzazione di materiali digitali con minor spreco di carta.